¿Qué es un taller y por qué debería organizar uno?

¿Qué es un taller?

Un taller es una sesión estructurada e interactiva diseñada para crear un entorno de trabajo que permita obtener resultados significativos y guiar a un grupo a través de un proceso que conducirá a grandes resultados.

Los talleres están diseñados para implicar a los participantes y fomentar su participación activa en el proceso. No son sesiones de formación en las que una persona enseña a todos los demás en la sala. Tampoco son reuniones en las que las personas se ponen al día unas a otras, pero rara vez colaboran en una tarea con un planteamiento estructurado.

Los talleres suelen incluir actividades prácticas, técnicas de facilitación, debates en grupo, simulaciones y ejercicios colaborativos, que permiten a los participantes explorar, idear y participar en el logro de los resultados deseados. Tanto si se trata de encontrar la solución perfecta a un problema complicado como de mejorar sus habilidades a través de la experiencia.

Los talleres pueden abarcar casi cualquier tema que se le ocurra, ya sea un taller creativo de escritura para escolares o una sesión de planificación estratégica para ejecutivos de empresa.

Los elementos clave de estos talleres son los mismos: pretenden crear un entorno dinámico que anime a los participantes a aprender unos de otros, a plantearse sus propias soluciones y a aplicar los conocimientos adquiridos tanto dentro del taller como en el mundo en general.

Otro aspecto en común a todos los talleres es que están estructurados y diseñados para ayudar a un grupo a lograr un resultado deseado. Un facilitador de talleres suele planificar un taller como una secuencia de actividades, prestando especial atención al ritmo, la fluidez y la dinámica óptima del grupo.

A la hora de diseñar la agenda del taller, SessionLab es una herramienta útil para diseñar el flujo del taller y garantizar el cumplimiento de los tiempos.

¿Cuál es la diferencia entre un taller y una reunión?

Lo que distingue a los talleres de las reuniones, seminarios y cursos de formación es el énfasis en la participación activa, el aprendizaje basado en la propia experience y el trabajo colaborativo.

Se podría empezar a pensar en un taller como una reunión interactiva, pero de hecho, las diferencias van mucho más allá. El objetivo de un taller es guiar a los participantes a través de un proceso en el que ideen juntos, exploren posibles opciones y luego elaboren un plan de acción.

Los talleres son mucho más interactivos que las reuniones o las sesiones de formación , y suelen seguir un proceso diseñado para que un grupo explore un tema de forma colaborativa y llegue a soluciones que no han sido determinadas previamente. El facilitador utilizará técnicas y tecnología de probada eficacia para favorecer la interactividad y la participación, pero los resultados de la sesión son un verdadero esfuerzo colaborativo.

Una distinción clave para mí es que los talleres suelen consistir en explorar el espacio del problema en pequeños grupos y luego trabajar juntos activamente para encontrar una solución. Piense en cómo su organización podría llevar a cabo una planificación estratégica. Si el jefe convoca una reunión para comunicar al grupo su estrategia, eso es una reunión. Si el jefe trae a un facilitador para que el grupo explore opciones en colaboración y diseñe una estrategia conjuntamente, eso es un taller.

Otra distinción que me parece útil es la que se hace al pensar en la diferencia entre un taller y una sesión de formación. En un curso de formación, usted conoce el resultado antes de empezar: enseñará a su grupo cómo conseguir algo de una manera predeterminada. A menudo completarán los materiales de formación de manera que aprueben o suspendan y se espera que salgan del curso con un conjunto específico de habilidades.

En un taller, es posible que no conozca el resultado exacto y depende del grupo llegar a él colectivamente. Sí, sabe que quiere que los empleados exploren ideas creativas mediante un proceso diseñado para ayudarles a que se les ocurran ideas, pero no sabe cuáles serán esas ideas.

Como facilitador del taller, dejará espacio para que el equipo aporte al proceso su experiencia profesional, su creatividad y su perspectiva única.

En comparación con una reunión o una sesión de formación, en un taller un grupo recibe apoyo para debatir, explorar e idear juntos antes de llegar a resultados en un proceso a menudo diseñado y dirigido por un facilitador. Participan más activamente en la dirección de su experiencia de aprendizaje y contribuyen a la experiencia de todo el taller.

El resultado es un entorno mucho más creativo y colaborativo que fomenta el sentido de pertenencia, la participación y unos resultados realmente impactantes.

¿Cuál es el objetivo de un taller?

Aunque los objetivos o la meta de un taller pueden variar en función del entorno o del tema específico—un sprint de diseño y una retrospectiva tienen objetivos muy diferentes—, la finalidad es más o menos la misma.

El propósito de un taller es crear un espacio en el que los participantes puedan pensar juntos en un lugar seguro en el que puedan confiar mutuamente, emprender un trabajo de colaboración y llegar a sus resultados de forma organizada y estructurada.

Tanto si se trata de definir cómo llevar a cabo un proyecto complejo, como de desarrollar habilidades o trabajar en el desarrollo personal, el objetivo del taller es crear un entorno interactivo y participativo para que las personas se comprometan plenamente, de forma colaborativa y creativa y lleguen a los resultados elegidos.

El objetivo detrás de ese propósito es lo que hace de los talleres una herramienta especial y eficaz. Cuando se crea un espacio seguro que permite al equipo encontrar sus propias soluciones, se da rienda suelta a la creatividad.

Su equipo encuentra soluciones que no habría descubierto de otro modo, establece conexiones profundas y duraderas con otros participantes y está especialmente comprometido y capacitado para centrarse en hacer realidad esas cosas.

Según mi experiencia, un buen taller puede resultar transformador para todos los participantes, y las mejoras en la comunicación, la colaboración y la resolución de problemas tienen efectos de largo alcance que van más allá de una sesión o un proyecto individual.

Esta es otra forma de responder a la pregunta de qué es un taller: es un medio para ayudar a un equipo a encontrar formas más eficaces de trabajar, tanto en colaboración como individualmente, para alcanzar sus objetivos.

¿Cuándo hay que organizar un taller?

Como ya hemos visto, organizar un taller puede ser una de las formas más eficaces de reunir a un grupo para innovar, resolver problemas y conectar.

Esto no quiere decir que cada sesión deba ser un taller. Ni mucho menos. Hay ocasiones en las que una reunión es la forma adecuada de reunirse, como en el caso de una puesta al día diaria o una reunión de empresa en la que todos los miembros del equipo tienen información que compartir.

En un entorno universitario, un seminario en el que un profesor comparte conocimientos de su especialidad con un grupo numeroso de estudiantes suele ser la forma más eficaz de difundir rápidamente el material didáctico.

En resumen, debe considerar la posibilidad de organizar un taller siempre que desee que un grupo de personas realice un trabajo colaborativo de forma eficaz, a menudo dentro de un plazo determinado o mediante un proceso centrado en los resultados.

Los talleres son excelentes para obtener resultados de una manera que da cabida a muchas voces y perspectivas y, si sabe que su grupo se beneficiaría de este enfoque, es un buen momento para plantearse la planificación de un taller.

Algunos de los desencadenantes habituales de la organización de un taller son:

• tener un problema complejo sin una solución clara
• una necesidad de auténtica innovación y de nuevas ideas
• creación o desarrollo de equipos
• enseñar nuevas habilidades de forma que se puedan experimentar en primera persona
• creación de comunidades
• trabajar en un proyecto de forma profundamente colaborativa y emergente
• empezar o terminar un proyecto

Otro gran consejo para organizar un taller es utilizar un grupo relativamente pequeño (a menudo de 8 a 15 personas) a fin de crear espacio para el debate, el pensamiento divergente y la ideación. Cuando se organicen talleres con un mayor número de participantes, será necesario añadir más facilitadores y quizá organizar sesiones paralelas.

¿Desea simplemente enseñar a su grupo a utilizar una nueva tecnología o compartir información del equipo ejecutivo con el resto de la empresa? Probablemente el formato adecuado no sea un taller, ¡y no pasa nada! Utilice el formato adecuado para los resultados que desea obtener y los objetivos de su sesión.

Ejemplos de talleres

Hay talleres de todas las formas y tamaños, pero quizá se pregunte cómo son en la práctica y cómo se organizan. Especialmente si es nuevo en la facilitación, ver un ejemplo de agenda puede ayudarle a mostrar el valor de un taller antes de que intente organizarlo usted mismo.

A continuación, analizaremos algunos ejemplos de talleres y detallaremos cuándo y por qué puede organizarlos con su equipo. También encontrará una plantilla de orden del día para cada uno de ellos, para que pueda ver el proceso del taller con más detalle.

Taller de ideación

Los talleres son un espacio perfecto para crear innovación y aportar ideas que realmente se puedan poner en práctica. Cuando se tiene un problema complejo sin una solución obvia o muchas partes interesadas y perspectivas, reunir a las mejores mentes y reunirlas en un taller es una forma ideal de avanzar.

En este modelo de taller de ideación, un equipo genera primero un montón de nuevas ideas en torno a un tema concreto y luego trabaja en un proceso de análisis y selección de las mejores ideas, presentándolas a los demás. Al final del taller, usted y su grupo habrándebatido ideas en profundidad y utilizado herramientas para desarrollar las mejores y convertirlas en algo que puedan poner en práctica rápidamente.

Las empresas que fomentan este tipo de ideación creativa e invierten tiempo en capacitar a sus empleados suelen ser más resilientes e innovadoras. Intente llevar un taller de este tipo a su empresa la próxima vez que necesite una nueva perspectiva o busque su próxima gran idea.

Taller de toma de decisiones

Sea cual sea su campo de actividad, llega un momento en que hay que tomar una decisión en equipo. Un taller de toma de decisiones es un método para explorar diversas opciones, alinear objetivos y avanzar en equipo. Es un espacio para que los empleados discutan sus ideas, compartan cómo se sienten y luego converjan en una decisión final que sea la mejor para la empresa.

En esta plantilla, utilizará la toma de decisiones basada en el consentimiento para pasar del debate a la acción y permitir que contribuyan todos, desde los directivos hasta los empleados de primera línea. Es una sesión eficaz para crear un sentimiento de comunidad y avanzar con eficacia.

Si ha intentado incluir a más personas en sus procesos de toma de decisiones y le ha resultado ineficaz o desordenado, este taller es un antídoto perfecto que permitecrear espacio para todas las voces y a la vez llegar al resultado deseado.

Retrospectiva

Para proyectos complejos que requieren una resolución innovadora de los problemas, los talleres pueden ser una parte esencial tanto de la apertura como del cierre del proceso. Incluso he descubierto que los grupos que trabajan en entornos universitarios o de formación con un programa educativo intensivo pueden beneficiarse de utilizar un enfoque de taller para cerrar el programa.

En esta plantilla de retrospectiva, usted y su equipo encontrarán un espacio para reflexionar juntos y debatir sobre lo que salió bien y lo que salió mejor, antes de elegir algunas medidas que todos tomarán en el futuro para desarrollar sus capacidades y mejorar el próximo proyecto.

Tras un acto de una semana de duración o un proyecto más largo, reunirse en un taller retrospectivo puede ayudar a cerrar simbólicamente y celebrar los actos, al tiempo que se crea un espacio para la reflexión y el crecimiento.

En conclusión

Entender en qué se diferencia un taller de una reunión o de los cursos de formación suele ser el primer paso para incorporarlos a su organización.

Para los siguientes pasos, puede consultar nuestra guía paso a paso para planificar un taller y aprender a organizar un taller eficaz.

¿Quiere mejorar sus habilidades de facilitación? Este artículo le ayudará a ver las habilidades clave para una facilitación eficaz que puede utilizar en talleres, reuniones y en su práctica general cuando trabaje con grupos.

Esperamos que esta entrada del blog le haya ayudado a entender el qué y el por qué de organizar un taller y quizás le haya inspirado para facilitar uno la próxima vez que necesite resolver problemas o crear innovación en su organización.